Η σωστή δομή ενός cover letter αποτελείται από 4 μέρη. Παρακάτω μπορείς να τα δεις αναλυτικά όμως είναι καλό να γνωρίζεις πως δεν πρέπει να επεκταθείς πολύ. Μία παράγραφος για το κάθε μέρος είναι αρκετή. Ας τα δούμε.
Μέρος 1: Μίλησε για τον εαυτό σου
Στο πρώτο μέρος της επιστολής σου, σύστησε τον εαυτό σου με σύντομο αλλά ενδιαφέρον τρόπο. Το πρώτο πράγμα που θα δει ο μελλοντικός σου εργοδότης θα είναι η επιστολή σου, αρα, πρέπει να φροντίσεις να γράψεις ένα ενδιαφέρον και δυναμικό πρόλογο ώστε να του τραβήξεις την προσοχή. Επίσης, εάν έχεις οποιαδήποτε σχέση ή σύνδεση με την εταιρεία, τότε καλό είναι να το αναφέρεις στο πρώτο μέρος της επιστολής σου.
Παράδειγμα:
Ονομάζομαι Αρετή Οικονόμου και είμαι απόφοιτος του Οικονομικού Πανεπιστημίου Αθηνών ενώ απέκτησα πρόσφατα μεταπτυχιακό τίτλο σπουδών στο Μάρκετινγκ και την Επικοινωνία. Ενημερώθηκα από το Γραφείο Διασύνδεσης του Πανεπιστημίου για τη νέα θέση εργασίας στο τμήμα Μάρκετινγκ του Ομίλου σας και ενδιαφέρομαι πολύ να ενταχθώ στην ομάδα σας.
Μέρος 2: Τί έχεις καταφέρει;
Εδώ, οφείλεις να κάνεις μια σύντομη αναφορά στις σπουδές σου, τα σχετικά σου προσόντα αλλά και τις δεξιότητες που έχεις, πάντοτε σε σχέση με τη θέση που θέλεις να κερδίσεις.Το μεγάλο σου μειονέκτημα, δηλαδή η έλλειψη προϋπηρεσίας, μπορεί εδώ να γίνει πλεονέκτημα, καθώς μια καλή λίστα γνώσεων και σύγχρονων δεξιοτήτων μπορεί να υπερισχύσει έναντι μιας προϋπηρεσίας με ελλιπείς σπουδές ή δεξιότητες. Άρα, πολύ σύντομα και καθαρά, οφείλεις εδώ να παραθέσεις όσα έχεις σπουδάσει ή μάθει μέχρι σήμερα, ώστε να απαντήσεις στα κυριότερα σημεία των ζητουμένων της αγγελίας.
Παράδειγμα:
Καταλαβαίνω πως αναζητάτε μία υποψήφια με άπταιστες γνώσεις Αγγλικών και εμπειρία στη διοργάνωση εκδηλώσεων. Μπορεί να μην διαθέτω ανάλογη προϋπηρεσία, όμως η εξάμηνη πρακτική μου άσκηση στην εταιρεία Fora στο Λονδίνο αφορούσε διοργάνωση εκδηλώσεων για εκδοτικούς οίκους. Ως προς την Αγγλική, διαθέτω πτυχίο Profficency του πανεπιστημίου Cambridge.
Μέρος 3: Γιατί να σε προτιμήσουν;
Γράψε σε αυτό το μέρος της επιστολής σου, λίγα πράγματα για τα θετικά της προσωπικότητάς σου και κυρίως γιατί είσαι η ιδανική επιλογή για αυτή τη θέση. Οι περισσότεροι εργοδότες ψάχνουν ανθρώπους με συγκεκριμένα χαρακτηριστικά που τις περισσότερες φορές περιγράφονται στις αγγελίες. Για παράδειγμα, θα δεις να αναφέρονται συχνά σε αγγελίες, αρετές όπως η δημιουργικότητα, η καλή διαχείριση χρόνου και το ομαδικό πνεύμα. Γράψε, λοιπόν, με ένα παράδειγμα, ποια είναι εκείνα τα χαρακτηριστικά σου για τα οποία ξεχωρίζεις και τα θεωρείς χρήσιμα για την εταιρεία που θέλεις να εργαστείς.
Παράδειγμα
Κατά τη διάρκεια των μεταπτυχιακών σπουδών μου στο ΟΠΑ, ηγήθηκα μιας διαφημιστικής εκστρατείας για την ενδοοικογενειακή βία στην Ελλάδα. Είχα την ευθύνη των συναντήσεων της ομάδας μάρκετινγκ, της επικοινωνίας με τα ΜΜΕ και της τελικής επιμέλειας της καμπάνιας. Αυτή η εμπειρία με δίδαξε πως να συνεργάζομαι άριστα με την ομάδα μου για την αποτελεσματικότερη και ταχύτερη επίτευξη ενός κοινού σκοπού.
Μέρος 4: Κλείσε το cover letter σου δυναμικά
Το τελικό μέρος της επιστολής σου, οφείλει να συνοψίζει σε μια πρόταση τα κύρια πλεονεκτήματά σου και τη μεγάλη σου επιθυμία να εργαστείς στη θέση αυτή. Μην παραλείψεις μόνο, να προσθέσεις και μία προτροπή στο τέλος ώστε να δείξεις στον μελλοντικό σου εργοδότη πως είσαι έτοιμος/έτοιμη για μία συνέντευξη.
Παράδειγμα
Πιστεύω πως το πτυχίο Οικονομικών και οι μεταπτυχιακές μου σπουδές στο Μάρκετινγκ και την Επικοινωνία, αλλά και οι σύγχρονες γνώσεις και δεξιότητές μου γύρω από τις νέες τεχνολογίες, θα αποτελέσουν έναν χρήσιμο συνδυασμό για εσάς, ώστε να ανταποκριθώ στις απαιτήσεις της θέσης με αποτελεσματικότητα. Συνεπώς, θα ήθελα να εκδηλώσω το έντονο ενδιαφέρον μου για τη θέση αυτή στον Όμιλό σας και θα αναμένω νέα σας για μία κατ' ιδίαν συνέντευξη ώστε να έχετε μια ολοκληρωμένη εικόνα για την υποψηφιότητά μου.
Μερικές ακόμη μικρές συμβουλές:
- Μην ξεχάσεις να προσθέσεις τα στοιχεία επικοινωνίας σου στην επιστολή. Μπορεί να τα έχεις στο βιογραφικό σου αλλά καλό είναι να τα αναγράφει και το cover letter.
- Το πάνω μέρος της επιστολής σου, καλό θα ήταν να μοιάζει αισθητικά αλλά και για πρακτικούς λόγους, με το βιογραφικό σου (όνομα, υποψήφια θέση, ημερομηνία, κτλ). Αν κάποιος εκτυπώσει και τα δύο, δεν θα ήθελες να μπερδευτούν με των άλλων υποψηφίων.
- Μην παραλείπεις ποτέ το cover letter, ακόμη κι αν δεν σου έχει ζητηθεί. Θα κάνει πάντοτε καλύτερη εντύπωση μαζί με το βιογραφικό σου.
- Η έκταση του cover letter δεν πρέπει ποτέ να υπερβαίνει τη μία σελίδα με χαρακτήρες από 10 έως 12 στιγμές.
- Το είδος του αρχείου που συνηθίζεται για τις επιστολές αυτές, είναι συνήθως pdf.
- Δεν είναι επαγγελματικό να ετοιμάσεις μία μόνο επιστολή και να στέλνεις την ίδια σε κάθε αγγελία. Καλό είναι να ετοιμάζεις μια διαφορετική επιστολή ή έστω μια επιστολή προσαρμοσμένη για κάθε διαφορετική εταιρεία που επιθυμείς να εργαστείς.
Τέλος, μην πάρεις κατά γράμμα τα παραπάνω παραδείγματα. Προσάρμοσέ τα στη θέση, τα προτερήματά σου, τις δεξιότητες ή εκείνα τα σημεία σου που θέλεις να τονίσεις και κυρίως, μην απογοητεύεσαι! Η εκκίνηση της καριέρας σου είναι μόλις μερικά βήματα μακριά!
